E-Rechnung im BKG

Die ERechV verpflichtet die öffentliche Verwaltung im Rahmen von öffentlichen Aufträgen zum Empfang von E-Rechnungen sowie die Lieferanten und Dienstleister des Bundes zum Versand von E-Rechnungen. Dabei regelt die ERechV sowohl die Fristen, die Übertragungswege, Datenstandards sowie Ausnahmen des elektronischen Rechnungsaustauschs. Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich gem. § 4 Abs. 1 Satz 3 EGovG eine Pflicht zur Einreichung von elektronischen Rechnungen auch aus dem jeweils zugrundeliegenden Auftrags- bzw. Vertragsverhältnis ergeben.

Seit dem 27.11.2020 ist die E-Rechnung für Rechnungssteller grundsätzlich verpflichtend.

Ausnahmen sind:

• Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 € (ohne Umsatzsteuer) gestellt werden
• Rechnungen, die den Ausnahmeregelungen nach § 8 oder § 9 ERechV unterfallen (Geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland)
• Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Abs 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind

Wir bitten Sie, gerne auch ohne rechtliche Verpflichtung von den Möglichkeiten der E-Rechnung Gebrauch zu machen. Als Rechnungssteller profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

• effizientere Arbeitsabläufe und kürzere Durchlaufzeiten
• schneller und einfacher Zugriff auf Rechnungsdaten
• Ermöglichung einer digitalen und revisionssicheren Archivierung
• Kostenersparnis für Papier, Druck und Porto

Was Sie für die Übermittlung von E-Rechnungen an das BKG wissen müssen

Übermittlung von E-Rechnungen

E-Rechnungen können nicht über E-Mail-Adressen des BKG empfangen werden. Das BKG empfängt diese ausschließlich über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). Die ZRE erreichen Sie unter https://xrechnung.bund.de/prod/authenticate.do.

Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu den Nutzungsbedingungen. Den Support für Rechnungssteller erreichen Sie telefonisch von Montag bis Freitag von 8:00-16:00 Uhr unter 030 2598 4436 oder per E-Mail unter sendersupport-xrechnung@bdr.de.

Inhalte einer E-Rechnung

Eine E-Rechnung an das BKG muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• Leitweg-Identifikationsnummer (XRechnungsfeld BT-10): Die Leitweg-ID für das BKG lautet 991-00797FFM-95
• Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
• Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
• De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Bestellnummer (XRechnungsfeld BT-13): Im Auftragsdokument teilt Ihnen das BKG eine 7-stellige Bestellnummer mit. Diese ist verpflichtend anzugeben. Über die Bestellnummer wird eine Zuordnung der Rechnung zum Auftrag sichergestellt.

Weitere Angaben können Sie nach Bedarf hinzufügen.

Technische Hinweise

Innerhalb der ZRE werden bei einem Rechnungseingang mehrere Prüfschritte durchlaufen. Es wird daher empfohlen, auch nach einer ersten „Erfolgsmeldung“ zu prüfen, welchen Bearbeitungsstatus die Rechnung hat. Erst wenn dieser mit „abgeholt“ angegeben wird, ist die Rechnung im Zugriffsbereich des BKG eingegangen und kann verarbeitet werden.

Die ZRE löscht alle eingereichten Rechnungen automatisch nach 30 Tagen, ohne Rücksicht auf den jeweiligen Rechnungsstatus. Es wird daher empfohlen, sich eine Kopie der eingereichten Rechnung für die eigenen Unterlagen zu sichern. Diese kann auch als Vorlage bei zukünftigen Rechnungen hochgeladen und bearbeitet werden.

Wird die Rechnung manuell in der ZRE erfasst, ist folgendes zu beachten:

Im Fenster „Informationen zum Rechnungssteller“ sind die Felder BT-29 „Kennung“, BT-32 „Steuernummer“ und BT-31 „Umsatzsteuer-ID“ als Pflichtfelder markiert. Da das BKG für Lieferanten keine „Kennung“ (Lieferantennummer) vergibt, ist nur das Feld „Umsatzsteuer-ID“ (des Rechnungsstellers) zu befüllen.

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